Zadania Referatu Organizacyjnego

  1. Referatem kieruje Sekretarz Miasta realizując zadania własne i zlecone.
  2. Do kompetencji i zadań referatu należy :
    • prowadzenie kadr
    • obsługa Rady / zwanej dalej Biurem Rady - symbol RM / i Zarządu
    • prowadzenie spraw ogólno - organizacyjnych,
    • prowadzenie spraw administracyjno - gospodarczych,
    • prowadzenie Zamówień Publicznych,
    • prowadzenie spraw w zakresie bezpieczeństwa i higieny pracy.
Do zadań kadrowych należą sprawy :
  1. Zadania własne :
    1. Załatwianie spraw związanych z przyjmowaniem, mianowaniem, powoływaniem, zwalnianiem i odwoływaniem pracowników samorządowych oraz dyrektorów i kierowników jednostek podległych,
    2. Realizacja przepisów ustawy o pracownikach samorządowych oraz kodeksu pracy /sprawy płacowe, urlopy pracownicze, renty, emerytury, sprawy socjalne/,
    3. Prowadzenie spraw dotyczących okresowych przeglądów kadrowych i ocen kwalifikacyjnych pracowników,
    4. Organizowanie szkolenia i dokształcania pracowników Urzędu oraz prowadzenia praktyk uczniowskich,
    5. Prowadzenie spraw w zakresie przyznawania nagród, odznaczeń państwowych, medali i odznak dla pracowników Urzędu,
    6. Kontrola i zapewnienie dyscypliny pracy w Urzędzie,
    7. Prowadzenie dokumentacji kontroli wewnętrznej i zewnętrznej,
    8. Nadzór nad pracownikami obsługi /telefonistka, sprzątaczki/.
Do zadań Biura Rady Miejskiej należą sprawy związane z :
  1. Zadania własne :
    1. Zapewnienie obsługi kancelaryjno - biurowej Rady Miejskiej, Komisji Rady Miejskiej i Zarządu Miejskiego,
    2. Prowadzenie ewidencji wniosków i postulatów wyborców oraz przekazywanie do realizacji właściwym referatom,
    3. Współpraca z organami samorządu mieszkańców,
    4. Przekazywanie właściwym referatom do realizacji zadań wynikających z uchwał Rady i Zarządu oraz wniosków Komisji Rady,
    5. Przesyłanie uchwał Rady organowi nadzoru,
    6. Wywieszanie uchwał Rady, których treść ma być podana do publicznej wiadomości,
    7. Przygotowanie projektów planów pracy Rady i Komisji,
    8. Organizacyjne i merytoryczne przygotowanie sesji Rady,
    9. Prowadzenie rejestru uchwał Rady,
    10. Prowadzenie ewidencji radnych,
    11. Prowadzenie rejestru wniosków i interpelacji radnych i przekazywanie ich właściwym referatom,
    12. organizowanie działalności kontrolnej Komisji Rady,
    13. Prowadzenie korespondencji Przewodniczącego Rady,
    14. Wykonywanie prac związanych z wyborami organów samorządu mieszkańców,
    15. organizowanie spotkań i dyżurów radnych,
    16. Obsługa stałych i doraźnych komisji powołanych przez Radę,
  2. Zadania zlecone :
    1. Wykonywanie prac związanych z wyborami ławników ludowych.
Do zadań związanych z prowadzeniem spraw ogólno - organizacyjnych należy :
  1. Zadania własne :
    1. Wykonywanie zadań związanych z funkcjami reprezentacyjnymi Burmistrza i obsługą delegacji,
    2. Przyjmowanie i ewidencjonowanie korespondencji wpływającej do Urzędu,
    3. Przyjmowanie i załatwianie interesantów zgłaszających się do Burmistrza i Sekretarza w sprawach skarg i wniosków,
    4. Przyjmowanie i nadawanie poczty e-mail, faxów, obsługa radiotelefonu, obsługa centrali telefonicznej,
    5. Przekazywanie właściwym wydziałom zadekretowanej korespondencji,
    6. Wysyłanie korespondencji wychodzącej z Urzędu,
    7. Zaopatrzenie materiałowo - techniczne na cele administracyjne, zakup sprzętu i urządzeń, materiałów i pomocy biurowych itp.,
    8. Gospodarowanie pieczęciami, pieczątkami urzędowymi i tablicami urzędowymi,
    9. Powielanie materiałów dla potrzeb Rady, Burmistrza i referatów,
    10. Prenumerata Dziennika Ustaw, Monitora Polskiego, Dzienników Resortowych, czasopism oraz wydawnictw fachowych i innych,
    11. Prowadzenie ewidencji wyposażenia Urzędu,
    12. Sporządzanie protokołów zeznań świadków,
    13. Zapewnienie sprawnej organizacji pracy i prawidłowego funkcjonowania Urzędu,
    14. Nadzorowanie stosowania instrukcji kancelaryjnej i przestrzegania przepisów Kpa.
    15. Prowadzenie Kancelarii Urzędu, ekspedycja korespondencji, utrzymanie łącznicy telefonicznej, teleksowej i radiotelefonicznej,
    16. Opracowywanie projektu regulaminu organizacyjnego Urzędu oraz wprowadzanie w nim zmian,
    17. Prowadzenie rejestru Zarządzeń Burmistrza oraz uchwał Zarządu,
    18. Prowadzenie rejestru skarg i wniosków,
    19. Prowadzenie zbiorczej ewidencji skarg, wniosków, listów wpływających do Urzędu i przekazywanie referatom do załatwienia według właściwości,
    20. Bieżąca kontrola terminowego załatwiania skarg, wniosków i listów,
    21. Koordynacja kontroli wewnętrznej, zewnętrznej sprawowanej przez referaty urzędu,
    22. Obsługa narad Burmistrza z kierownikami referatów,
    23. Przyjmowanie ustnych oświadczeń ostatniej woli spadkodawcy,
    24. Przekazywanie właściwym referatom do realizacji zadań wynikających z wniosków, uchwał i postanowień Zarządu,
    25. Współpraca z jednostkami pomocniczymi / sołectwami i osiedlami /,
    26. Organizowanie konferencji prasowych.
    27. Prowadzenie archiwum zakładowego,
Do zadań z zakresu spraw gospodarczych należy w szczególności :
  1. Utrzymanie czystości w budynku Urzędu,
  2. Zgłaszanie usterek i awarii,
  3. Obsługa pomieszczenia centrali telefonicznej.